Visualisasikan Alur Kerja Anda dengan Kanban

Mari bahas pentingnya komponen visual dalam kehidupan kita. Manusia menyukai elemen visual. Otak kita menangkap lebih banyak informasi dari satu gambar daripada beberapa halaman teks. Selain itu, kita dapat memproses elemen visual jauh lebih cepat daripada kata-kata.

30% neuron otak berpartisipasi dalam persepsi visual. Sebaliknya, hanya 8% neuron otak aktif untuk pendengaran dan 3% berfungsi untuk indra peraba.

Selain itu, saat melihat komponen visual, otak kita dapat memproses banyak informasi secara bersamaan. Otak memproses elemen visual sekitar 60.000 kali lebih cepat daripada elemen teks.

Data visual seperti gambar, grafik, ilustrasi, dan infografik sangat membantu otak ketika menghadapi kelebihan informasi dalam kehidupan pribadi maupun bisnis. Alasan pemrosesan visual jauh lebih cepat dan efisien cukup sederhana. Ancaman di dunia kuno merupakan hal yang terlihat, bukan memorandum, protokol, atau dokumen lain.

Kerangka Kanban menggunakan papan Kanban untuk membuat alur kerjanya terlihat dan transparan.

Penataan papan Kanban harus memungkinkan perencanaan yang tepat, visualisasi, penyampaian pekerjaan, peningkatan alur kerja berkelanjutan, dan efektivitas penyampaian layanan tim.

Cara Memvisualisasikan Alur Kerja Kanban Anda

Memvisualisasikan alur kerja dan proses dapat menjadi tugas yang menakutkan. Terutama jika organisasi selama ini menoleransi pekerjaan yang tidak transparan di antara silo dalam struktur organisasi matriks.

Sebagian orang mudah frustrasi karena begitu banyak aktivitas yang diperlukan untuk membangun produk atau layanan. Mereka merasa alur kerja sulit divisualisasikan sejak awal, lalu menyerah. Mengerjakan pekerjaan, tetapi tidak mampu memvisualisasikannya. Coba pikirkan...

Namun, empat langkah berikut akan membantu Anda memvisualisasikan alur kerja dan membangun papan Kanban pertama.

• Langkah 1: Identifikasi lingkup proses yang ingin Anda visualisasikan.
• Langkah 2: Daftar tahapan yang membentuk proses Anda, yang menghasilkan keluaran seperti produk dan layanan.
• Langkah 3: Representasikan tahapan proses sebagai kolom atau status pada papan Kanban. Gunakan swimlane ketika kategori pekerjaan atau layanan terpisah memerlukan baris tersendiri.
• Langkah 4: Kembalilah bekerja, bereksperimen, visualisasikan, dan tingkatkan alur kerja Kanban Anda.

Selama proses ini, ingat bahwa visualisasi harus mencakup hal-hal berikut:

• Kriteria Penerimaan kebutuhan bisnis yang berasal dari unit kerja hulu sebelum dapat dimasukkan ke alur kerja Kanban.
• Kebijakan eksplisit yang serupa dengan kriteria penyelesaian. Kebijakan ini akan memandu tim Kanban ketika pekerjaan mengalir dari sisi kiri ke kanan papan melalui berbagai tahap pengembangan dan penyampaian.
• Kebijakan eksplisit untuk membatasi Work In Progress (WIP)
• Definition of Done (DoD) hasil kerja tim Kanban sebelum dapat dikirim ke unit kerja hilir.