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Comment commencer avec Kanban ? Guide pas à pas en 6 étapes

Votre prochaine question est sans doute : comment commencer avec Kanban ? Voici une recette rapide.

Étape 1 : organiser un atelier Kanban

Parlez d’abord à votre équipe. Mettez en lumière ses problèmes et difficultés et expliquez comment Kanban peut l’aider.

Avant toute autre personne, vous devez obtenir l’adhésion des membres de votre équipe.

Étape 2 : dialoguer avec les parties prenantes

Expliquez-leur clairement les raisons du changement. Aidez-les à imaginer ses effets sur leur collaboration avec votre équipe et les bénéfices possibles. Rappelez-vous : sans vision claire, il n’y aura ni action ni confiance de leur part.

Rassurez-les : il s’agit d’abord d’une expérience sans engagement, pour vérifier si Kanban convient à l’organisation.

Étape 3 : commencer par votre fonctionnement actuel

Évitez les changements massifs et les bouleversements dans votre manière de livrer le travail. Si vous utilisez des outils particuliers pour préparer et livrer votre travail intellectuel, conservez-les au début de votre adoption de Kanban.

Pour rester simple et ne pas brouiller les résultats de l’adoption, évitez de changer plusieurs variables à la fois.

Conservez vos habitudes et commencez à utiliser le cadre Kanban comme outil de planification, de suivi et de surveillance

Étape 4 : viser le changement progressif avec Kanban

Les autres changements, idées d’amélioration et optimisations viendront progressivement. Votre premier objectif est d’établir et de stabiliser des contrôles efficaces du travail en cours (WIP) à chaque étape du flux. Vous pourrez ainsi construire, ajuster et vérifier vos attentes de niveau de service Kanban (SLE). Les parties prenantes sauront alors clairement quand attendre les livrables de votre équipe pour une demande donnée.

Une fois cela accompli, vous pouvez expérimenter d’autres dimensions de votre processus de livraison, de vos outils et de vos techniques pour améliorer encore la performance de l’équipe.

Étape 5 : respecter les rôles et responsabilités actuels

Accordez aux rôles et responsabilités des personnes autant d’attention qu’aux processus. Évitez surtout de les déplacer ou de les modifier au début de l’adoption. Laissez d’abord les membres apprendre et assimiler la nouvelle manière de conduire leurs projets, tout en continuant les activités quotidiennes qu’ils réalisaient avant Kanban.

À mesure que l’équipe apprend, les changements proposés aux rôles et responsabilités peuvent être discutés et convenus pour respecter les limites WIP et les attentes de niveau de service Kanban (SLE) souhaitées.

Étape 6 : encourager les initiatives de leadership Kanban à tous les niveaux

Aidez les membres à assumer leurs réussites comme leurs échecs. Faites-en des alliés du métier et de vos objectifs. Encouragez-les à apprendre les uns des autres, à s’enseigner mutuellement et à s’inspirer. Enfin, n’oubliez pas l’adhésion de votre propre direction : elle jouera un rôle important dans la réussite ou l’échec de votre initiative Kanban.