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Visualiser votre flux de travail avec Kanban

Parlons de l’importance des éléments visuels dans nos vies. Nous aimons les éléments visuels. Notre cerveau saisit plus d’informations dans une image que dans plusieurs pages de texte. Il traite aussi les éléments visuels bien plus vite que les mots.

30 % de nos neurones participent à la perception visuelle, contre seulement 8 % pour l’audition et 3 % pour le toucher.

En regardant des éléments visuels, notre cerveau peut traiter plusieurs informations simultanément. Il les traite environ 60 000 fois plus vite que les éléments textuels.

Images, graphiques, illustrations et infographies aident beaucoup notre cerveau face à la surcharge d’informations de la vie personnelle et professionnelle. La raison de ce traitement plus rapide et efficace est simple : les menaces du monde ancien étaient visibles, pas des mémos, protocoles ou autres documents.

Le cadre Kanban utilise le tableau pour rendre son flux visible et transparent.

L’organisation du tableau doit permettre de bien planifier, visualiser et livrer le travail, d’améliorer continuellement le flux et l’efficacité du service fourni par l’équipe.

Comment visualiser votre flux Kanban

Visualiser vos flux et processus peut sembler intimidant, surtout si l’organisation a jusqu’ici toléré un travail opaque entre les silos d’une structure matricielle.

Certaines personnes sont vite découragées par le nombre d’activités nécessaires au produit ou au service. Elles pensent que visualiser leur flux est trop difficile et abandonnent. Elles font le travail mais ne peuvent pas le représenter… allez comprendre !

Les quatre étapes suivantes vous aideront pourtant à visualiser votre flux et à construire votre premier tableau.

• Étape 1 : Définissez le périmètre du processus à visualiser.
• Étape 2 : Listez les étapes du processus produisant des résultats tels que produits et services.
• Étape 3 : Représentez ces étapes par des colonnes ou des états. Utilisez des couloirs horizontaux lorsqu’une catégorie de travail ou un service nécessite sa propre ligne.
• Étape 4 : Retournez au travail : expérimentez, visualisez et améliorez votre flux Kanban.

Pendant ce processus, gardez à l’esprit les éléments suivants à représenter :

• Les critères d’acceptation des demandes métier venant du centre en amont avant leur entrée dans le flux Kanban.
• Les politiques explicites, proches de critères d’achèvement. Elles guideront l’équipe lorsque le travail traversera son tableau de gauche à droite, à travers les étapes de développement et de livraison.
• Les politiques explicites de limitation du travail en cours (WIP)
• La Définition de Fini (DoD) des livrables de l’équipe avant leur envoi au centre de travail en aval.