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Come iniziare con Kanban? Guida passo per passo in 6 fasi

A questo punto potresti chiederti come iniziare concretamente con Kanban. Ecco una ricetta rapida.

Passo-1: svolgi un workshop Kanban

Parla anzitutto con il tuo team. Metti in evidenza i problemi e le difficoltà che affronta e come Kanban può aiutarvi.

Prima di chiunque altro, devi ottenere l’adesione dei componenti del tuo team.

Passo-2: coinvolgi le parti interessate

Parla con le parti interessate. Chiarisci le ragioni del cambiamento. Aiutale a costruire una visione chiara di come influenzerà la collaborazione con il tuo team e di quali vantaggi potrà portare. Ricorda: senza una visione non ci saranno né azione né fiducia da parte loro.

Rassicura le parti interessate: inizialmente sarà un esperimento senza vincoli per capire se Kanban possa essere adatto all’organizzazione.

Passo-3: parti da ciò che fai ora

Evita grandi cambiamenti e rivoluzioni improvvise nel modo in cui consegni il lavoro. Se usi strumenti specifici per preparare e consegnare il lavoro intellettuale, continua a usarli nelle prime fasi dell’adozione di Kanban.

Per semplicità e per non confondere i risultati dell’adozione di Kanban, non introdurre più cambiamenti insieme. Evita di modificare contemporaneamente più variabili.

Segui la tua routine e inizia a usare il framework Kanban come strumento di programmazione, tracciamento e monitoraggio

Passo-4: punta al cambiamento incrementale con Kanban

Tutti gli altri cambiamenti, le grandi idee di miglioramento e l’ottimizzazione delle prestazioni arrivano un passo alla volta. Il primo obiettivo è stabilire e stabilizzare controlli efficaci del lavoro in corso, WIP, per ogni fase del flusso di lavoro. Questo ti permetterà infine di costruire, regolare e verificare le aspettative di livello di servizio Kanban, SLE. Le parti interessate sapranno così chiaramente quando aspettarsi una consegna dal team per un determinato requisito.

Una volta raggiunto questo obiettivo, potrai sperimentare altre dimensioni del processo di consegna, strumenti e tecniche per ottimizzare e migliorare ulteriormente le prestazioni del team Kanban.

Passo-5: rispetta i ruoli e le responsabilità attuali

Devi dedicare ai ruoli e alle responsabilità delle persone la stessa attenzione che riservi ai processi. Soprattutto nelle prime fasi dell’adozione di Kanban, evita di spostare e riassegnare ruoli e responsabilità dei componenti del team. Lascia che imparino e assimilino il nuovo modo di svolgere i progetti, continuando a fare ciò che facevano quotidianamente prima dell’adozione di Kanban.

Man mano che il team impara, si possono discutere e concordare proposte di modifica a ruoli e responsabilità per rispettare i limiti WIP e le aspettative di livello di servizio Kanban, SLE, desiderati.

Passo-6: incoraggia atti di leadership con Kanban a ogni livello

Aiuta i componenti del team Kanban ad assumersi la responsabilità dei successi, ma anche degli insuccessi. Rendili alleati dell’attività e dei suoi obiettivi. Incoraggiali a imparare gli uni dagli altri, insegnarsi a vicenda e ispirarsi. Infine, non trascurare l’importanza di ottenere l’adesione dei tuoi responsabili: avrà un ruolo concreto nel determinare il successo o il fallimento dell’iniziativa Kanban.