Visualizza il tuo flusso di lavoro con Kanban

Parliamo dell’importanza degli elementi visivi nella nostra vita. Gli esseri umani amano gli elementi visivi. Il cervello ricava più informazioni da una sola immagine che da diverse pagine di testo. Inoltre, elaboriamo gli elementi visivi molto più rapidamente delle parole.

Il 30% dei neuroni cerebrali partecipa alla percezione visiva. Per contro, soltanto l’8% è attivo nell’udito e il 3% nel senso del tatto.

Inoltre, quando osserviamo elementi visivi, il cervello può elaborare contemporaneamente numerose informazioni. Può elaborare elementi visivi circa 60.000 volte più rapidamente degli elementi testuali.

Dati visivi come immagini, grafici, illustrazioni e infografiche sono un grande aiuto per il cervello davanti al sovraccarico informativo della vita personale e professionale. La ragione dell’elaborazione visiva molto più rapida ed efficiente è semplice: nel mondo antico le minacce erano cose visibili, non promemoria, protocolli o altri documenti.

Il framework Kanban usa la lavagna per rendere visibile e trasparente il proprio flusso di lavoro.

L’impostazione della lavagna dovrebbe consentire pianificazione, visualizzazione e consegna del lavoro adeguate, miglioramento continuo del flusso ed efficacia della consegna del servizio da parte del team.

Come visualizzare il flusso di lavoro Kanban

Visualizzare il flusso e i processi può diventare un compito impegnativo. È particolarmente vero se l’organizzazione ha tollerato finora un lavoro opaco fra i diversi silos di una struttura organizzativa a matrice.

Alcune persone possono scoraggiarsi rapidamente davanti al numero di attività necessarie a costruire il prodotto o servizio. Pensano che visualizzare i propri flussi non sia semplice e rinunciano. Svolgono il lavoro, ma non riescono a visualizzarlo. Un bel paradosso...

I quattro passi seguenti ti aiuteranno comunque a visualizzare il flusso e costruire la prima lavagna Kanban.

• Passo 1: Individua l’ambito del processo che vuoi visualizzare.
• Passo 2: Elenca i passi del processo che produce risultati come prodotti e servizi.
• Passo 3: Rappresenta i passi del processo come colonne o stati sulla lavagna Kanban. Usa swimlane quando una categoria di lavoro o un servizio separato richiede una propria riga.
• Passo 4: Torna al lavoro, sperimenta, visualizza e migliora il flusso Kanban.

Durante questo processo, ricorda che la visualizzazione dovrebbe coprire gli elementi seguenti:

• Criteri di accettazione delle richieste aziendali provenienti dal centro di lavoro a monte, prima che possano entrare nel flusso Kanban.
• Politiche esplicite simili ai criteri di completamento. Guideranno il team mentre il lavoro procede dal lato sinistro a quello destro della lavagna, attraverso le varie fasi di sviluppo e consegna.
• Politiche esplicite per limitare il lavoro in corso, WIP
• Definizione di completato, DoD, dei risultati consegnabili del team Kanban prima che possano essere inviati al centro di lavoro a valle.