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Como Começar com Kanban? Guia Passo a Passo em 6 Etapas

A próxima pergunta lógica poderá ser como começar a utilizar Kanban. Apresentamos uma receita rápida.

Etapa 1: Realize um Workshop Kanban

Comece por falar com a sua equipa. Destaque os problemas e dificuldades que enfrenta e a forma como Kanban pode ajudar.

Antes de mais, precisa da adesão dos membros da sua própria equipa.

Etapa 2: Fale com as Partes Interessadas

Fale com as suas partes interessadas. Explique-lhes claramente os motivos da mudança. Ajude-as a construir uma visão clara de como esta mudança afetará a colaboração com a sua equipa e de como poderá beneficiá-las. Lembre-se: sem uma visão, não haverá ação nem confiança da parte delas.

Tranquilize as partes interessadas, explicando que se trata inicialmente de uma experiência sem compromissos, para verificar se Kanban se adequa à organização.

Etapa 3: Comece pelo Que Faz Agora

Evite mudanças maciças e transformações abruptas na forma como entrega o seu trabalho. Se utiliza ferramentas específicas para preparar e entregar o seu trabalho de informação, mantenha-as nas primeiras fases da adoção de Kanban.

Por uma questão de simplicidade e para não obscurecer os resultados da adoção de Kanban, não faça várias mudanças em simultâneo. Evite alterar múltiplas variáveis ao mesmo tempo.

Mantenha a sua rotina e comece a utilizar o Kanban Framework como ferramenta de programação, acompanhamento e monitorização

Etapa 4: Procure uma Mudança Incremental com Kanban

Todas as outras mudanças, boas ideias de melhoria e otimizações do desempenho surgem uma etapa de cada vez. O seu primeiro objetivo é estabelecer e estabilizar controlos eficazes de Trabalho em Curso (WIP) para cada etapa do fluxo de trabalho. Isto permitirá, por fim, criar, ajustar e verificar as suas Expectativas de Nível de Serviço (SLEs) Kanban. Assim, as partes interessadas terão uma visão clara de quando devem esperar as entregas da sua equipa Kanban para uma determinada necessidade.

Depois de o conseguir, poderá experimentar outras dimensões do processo de entrega, ferramentas e técnicas para otimizar e melhorar ainda mais o desempenho da sua equipa Kanban.

Etapa 5: Respeite os Papéis e as Responsabilidades Atuais

Deve dedicar aos papéis e responsabilidades das pessoas o mesmo cuidado que dedica aos processos. Sobretudo nas primeiras fases da adoção de Kanban, evite mudar os papéis e as responsabilidades dos membros da equipa. Deixe-os primeiro aprender e assimilar a nova forma de executar os projetos, enquanto continuam a realizar o seu trabalho diário anterior à adoção de Kanban.

À medida que a equipa aprende, podem discutir-se e acordar-se alterações aos papéis e às responsabilidades para respeitar os Limites WIP e as Expectativas de Nível de Serviço (SLEs) Kanban pretendidos.

Etapa 6: Incentive Atos de Liderança com Kanban a Todos os Níveis

Ajude os membros da sua equipa Kanban a assumir os seus sucessos, mas também os seus insucessos. Torne-os aliados do negócio e dos seus objetivos. Incentive-os a aprender, ensinar e inspirar-se mutuamente. Por último, mas igualmente importante, não ignore a importância de obter a adesão da sua própria liderança, que acabará por ter um papel relevante no sucesso ou insucesso da sua iniciativa Kanban.