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Melhore Kanban em Colaboração e Faça-o Evoluir através da Experimentação

Uma equipa Kanban precisa de construir uma cultura de autoavaliação, aprendizagem e melhoria baseada numa colaboração real e na experimentação de espírito aberto.

Resolver impedimentos não é um estado excecional do trabalho de uma equipa Kanban. Kanban não trata os erros como exceções indesejáveis que nunca deveriam ter acontecido. Os erros são uma parte aceite da prática diária que contribui para a aprendizagem e melhoria contínuas da sua organização Kanban e de toda a empresa. A equipa Kanban multiplica os efeitos das soluções para os problemas que resolve, tornando-as transparentes, disponíveis e facilmente acessíveis a toda a organização Kanban.

Em vez de apontar o dedo, acusar e humilhar quem cria problemas, uma equipa Kanban valoriza as ações que tornam os impedimentos visíveis. Os membros incentivam a aprendizagem organizacional com os erros e as ineficiências, para que todos na empresa Kanban também possam descobrir e beneficiar destes obstáculos, soluções e conhecimentos.

Quando os membros de uma empresa Kanban se sentem seguros para partilhar detalhes sobre os seus erros, fazem voluntariamente um esforço adicional e investem muita energia para garantir que um problema semelhante não volte a ocorrer no seu centro de trabalho e nos outros centros do seu fluxo de valor. Se os engenheiros forem penalizados, ou sentirem que são penalizados quando cometem erros, terão receio de errar. O resultado será:

1. Realizam menos atividades para cometer menos erros.
2. Não são transparentes sobre o seu trabalho, dificuldades e resultados.
3. Não são incentivados a transformar a resolução das dificuldades em aprendizagem organizacional.
4. É certo que o mesmo problema, ou outro relacionado, voltará a ocorrer repetidamente, pois ninguém investe tempo e energia em aprender, divulgar e informar sobre os problemas e as respetivas soluções, tornando-os visíveis.

É essencial que os membros da equipa Kanban e as respetivas partes interessadas do negócio envolvidas num incidente aceitem plenamente este «modelo sem culpabilização: estamos aqui para aprender».

Muitas organizações fazem esforços consideráveis para criar ambientes de trabalho seguros deste tipo. Por exemplo, a NASA gere o Aviation Safety Reporting System em cooperação com a FAA. A comunicação voluntária de questões de segurança apoia a aprendizagem, e os relatos elegíveis podem beneficiar de proteções limitadas contra medidas sancionatórias, em condições específicas; comunicar um incidente não confere imunidade geral. A sua organização Kanban deve criar mecanismos deste tipo para desenvolver uma cultura transparente relativamente ao trabalho e aos erros.

Faça Evoluir o Seu Processo Kanban e os Resultados do Negócio através da Experimentação

Antes de uma equipa Kanban construir um produto completo e partilhar as suas boas práticas com o resto da organização Kanban, os seus membros devem perguntar: «Porque devo fazer isto?», «Vale a pena investir o meu tempo e os meus recursos?». É necessário criar e executar as experiências mais rápidas e económicas que sejam razoáveis para verificar se as suas ideias de melhoria dos processos, produtos e funcionalidades produzem os resultados de negócio esperados.

Em vez de depender apenas da intuição e das boas práticas que a sua equipa Kanban tem adquirido e acompanhado até agora, o foco deve estar na participação de pessoas reais, em contextos reais, nas suas experiências.

Os gestores de projetos Kanban e as partes interessadas do negócio devem encarar as suas ideias de produtos e funcionalidades, bem como os planos para melhorar a utilização do processo Kanban, como hipóteses a validar.

Estas hipóteses podem ser planeadas, desenvolvidas e entregues de forma abrangente à medida que as evidências as sustentam, continuando a testar os pressupostos e a inspecionar os resultados.