Visualize o Seu Fluxo de Trabalho com Kanban

Falemos da importância dos elementos visuais nas nossas vidas. Os seres humanos adoram elementos visuais. O nosso cérebro capta mais informações de uma única imagem do que de várias páginas de texto. Além disso, conseguimos processar elementos visuais muito mais depressa do que palavras.

30% dos neurónios do nosso cérebro participam na perceção visual. Em contrapartida, apenas 8% dos neurónios estão ativos na audição e 3% funcionam no sentido do tato.

Além disso, quando observamos elementos visuais, o nosso cérebro consegue processar muitas informações em simultâneo. O cérebro consegue processar elementos visuais cerca de 60 000 vezes mais depressa do que elementos textuais.

Os dados visuais, como imagens, gráficos, ilustrações e infografias, são uma ajuda importante para o cérebro perante a sobrecarga de informação da vida pessoal e profissional. A razão para o processamento visual ser muito mais rápido e eficiente é bastante simples. No mundo antigo, as ameaças eram coisas visíveis, não memorandos, protocolos ou outros documentos.

O Kanban Framework utiliza o quadro Kanban para tornar o fluxo de trabalho visível e transparente.

A configuração do quadro Kanban deve permitir o planeamento, a visualização e a entrega adequados do trabalho, a melhoria contínua do fluxo e a eficácia da prestação do serviço da equipa.

Como Visualizar o Seu Fluxo de Trabalho Kanban

A visualização do seu fluxo de trabalho e dos processos pode tornar-se uma tarefa bastante exigente. Isto é especialmente verdade se a sua organização tiver tolerado, até agora, trabalho pouco transparente entre os diferentes silos de uma estrutura organizacional matricial.

Algumas pessoas podem sentir-se rapidamente frustradas com o número de atividades necessárias para criar o seu produto ou serviço. Podem pensar que visualizar os seus fluxos de trabalho não é fácil e acabar por desistir. Fazem o trabalho, mas não conseguem visualizá-lo. Vá-se lá perceber...

Contudo, as quatro etapas seguintes vão ajudá-lo a visualizar o seu fluxo de trabalho e a criar o seu primeiro quadro Kanban.

• Etapa 1: Identifique o âmbito do processo que pretende visualizar.
• Etapa 2: Liste as etapas que compõem o processo que cria resultados, como produtos e serviços.
• Etapa 3: Represente as etapas do processo como colunas ou estados no quadro Kanban. Utilize swimlanes quando uma categoria de trabalho ou serviço precisar da sua própria linha.
• Etapa 4: Volte ao trabalho, experimente, visualize e melhore o seu fluxo de trabalho Kanban.

Durante este processo, tenha presente que a visualização deve abranger os seguintes elementos:

• Critérios de Aceitação dos pedidos do negócio provenientes do centro de trabalho a montante antes de poderem entrar no fluxo de trabalho Kanban.
• Políticas explícitas semelhantes a critérios de conclusão. Estas orientam a equipa Kanban enquanto o trabalho avança da esquerda para a direita no quadro, através das várias etapas de desenvolvimento e entrega.
• Políticas explícitas para limitar o Trabalho em Curso (WIP)
• Definition of Done (DoD) das entregas da equipa Kanban antes de poderem ser enviadas ao centro de trabalho a jusante.